Tietosuojaseloste (CSC rekisterinpitäjänä)

AI-alustan henkilötietojen käsittelyyn liittyy kaksi erillistä rekisterinpitäjäroolia. CSC toimii rekisterinpitäjänä palvelun tuottamiseen, tunnistautumiseen, tietoturvaan, käyttöoikeuksien hallintaan ja asiakkuuden hoitamiseen liittyvissä käsittelytoimissa. Koulutusorganisaatio toimii rekisterinpitäjänä käyttäjien AI-alustalla käsittelemien sisältöjen, kuten keskustelujen, kehotteiden (promptien), tiedostojen ja tekoälyn tuottamien vastausten osalta. Tämä tietosuojaseloste koskee vain niitä henkilötietojen käsittelytoimia, joissa CSC toimii rekisterinpitäjänä.

Jokainen koulutusorganisaatio julkaisee ja ylläpitää omaa rekisterinpitäjänä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa tietosuojaselostettaan. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä AI-alustalla käyttäjän omassa koulutusorganisaatiossa saa kyseisen koulutusorganisaation tietosuojaselosteesta.

1. Rekisterinpitäjä

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy

Y-tunnus: 0920632-0

Osoite: PL 405, 02101 Espoo

Sähköposti: ai-alusta@csc.fi

Tietosuojavastaava: tietosuoja@csc.fi

2. Rekisterin nimi

CSC AI-alustan ylläpito-, turvallisuus-, käyttöoikeus-, asiakkuus- ja laskutusrekisteri

3. Tietosuojaselosteen soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa CSC toimii AI-alustan henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä.

AI-alustalla voidaan käsitellä henkilötietoja myös tilanteissa, joissa koulutusorganisaatio toimii rekisterinpitäjänä ja CSC henkilötietojen käsittelijänä. Näitä käsittelytilanteita koskee koulutusorganisaation oma tietosuojaseloste.

4. Milloin CSC toimii rekisterinpitäjänä?

CSC toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelylle, joka liittyy:

käyttäjien tunnistamiseen
käyttäjäprofiilien hallintaan
käyttöoikeuksien hallintaan
palvelun turvallisuuden varmistamiseen
tietoturvalokitukseen
väärinkäytösten ehkäisyyn ja selvittämiseen
palvelun tuottamiseen ja ylläpitoon
kulutusseurantaan
laskutukseen
sopimusten hallintaan
asiakastukeen
palvelun kehittämiseen
lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

5. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset

CSC käsittelee henkilötietoja:

palvelun tarjoamiseksi
käyttäjien tunnistamiseksi
käyttöoikeuksien hallitsemiseksi
järjestelmän turvallisuuden varmistamiseksi
väärinkäytösten havaitsemiseksi
asiakkuuden hallitsemiseksi
laskutuksen toteuttamiseksi
sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi
palvelun kehittämiseksi
lainsäädännön edellyttämien velvoitteiden hoitamiseksi

Oikeusperusteet

Käsittely perustuu:

sopimuksen täytäntöönpanoon
lakisääteiseen velvoitteeseen
CSC:n oikeutettuun etuun

Oikeutettu etu liittyy erityisesti palvelun turvallisuuteen, tietoturvaan, väärinkäytösten ehkäisyyn sekä palvelun hallinnointiin.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käyttäjäprofiilitiedot

nimi
sähköpostiosoite
käyttäjätunnus
organisaatio
roolitiedot
ryhmätiedot
käyttäjäprofiilin luonti- ja muutostiedot

Tunnistautumis- ja käyttöoikeustiedot

tunnistautumisjärjestelmästä saadut tiedot
käyttöoikeudet
kirjautumisiin liittyvät tiedot

Loki- ja turvallisuustiedot

kirjautumislokit
auditointilokit
tietoturvalokit
ylläpitolokit
IP-osoitteet
käyttöaikatiedot

Kulutus- ja laskutustiedot

palvelun käyttömääriä kuvaavat tiedot
kulutus- ja laskutusperusteet
tapahtuma-ajankohdat
tekniset tunnisteet

Asiakkuus- ja sopimustiedot

yhteyshenkilön nimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
organisaatio
tehtävänimike
sopimus- ja tilaustiedot

Käyttöehtojen hyväksynnät

hyväksymispäivä
hyväksytty versio
hyväksyjä

7. Tietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voivat käsitellä:

CSC:n valtuutetut työntekijät
palvelun tuottamiseen osallistuvat palveluntoimittajat ja alikäsittelijät
viranomaiset lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa

8. Alikäsittelijät ja palveluntoimittajat

CSC käyttää palvelun tuottamisessa henkilötietojen käsittelijöitä ja alikäsittelijöitä.

Keskeiset palvelun tuottamiseen osallistuvat toimijat ovat:

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (palvelun operointi ja tekninen ylläpito)
Microsoft Azure OpenAI (kielimallipalvelut)
Microsoft Azure AI Speech (puhepalvelut)
Amazon Web Services (AWS) (infrastruktuuri ja tallennuspalvelut)

CSC ylläpitää ajantasaista luetteloa käytössä olevista henkilötietojen käsittelijöistä ja alikäsittelijöistä.

9. Tietojen siirrot

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirroissa käytetään GDPR:n mukaisia asianmukaisia suojatoimia.

10. Säilytysajat

Tietoryhmä	Säilytysaika
Käyttäjäprofiilit	Käyttäjäsuhteen ajan
Käyttöehtojen hyväksyntätiedot	Käyttäjäsuhteen ajan
Kulutus- ja laskutustiedot	Vähintään laskutusprosessin vaatiman ajan
Tietoturvalokit	3-12 kuukautta
Ylläpitolokit	12 kuukautta
Sopimus- ja laskutusaineistot	Lainsäädännön mukainen säilytysaika

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada pääsy omiin tietoihinsa
pyytää tietojen oikaisua
pyytää tietojen poistamista
rajoittaa käsittelyä
vastustaa käsittelyä
tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Liite: Vastuunjako AI-alustalla

Käsittelytoiminto	Rekisterinpitäjä
Tunnistautuminen	CSC
Käyttäjäprofiili	CSC
Käyttöoikeuksien hallinta	CSC
Käyttöehtojen hyväksynnät	CSC
Tietoturvalokitus	CSC
Auditointilokitus	CSC
Ylläpitolokitus	CSC
Väärinkäytösten tunnistaminen	CSC
Kulutusseuranta	CSC
Laskutus	CSC
Sopimusten hallinta	CSC
Asiakastuki	CSC
Käyttäjän promptit	Koulutusorganisaatio
Keskustelujen sisältö	Koulutusorganisaatio
Käyttäjän lataamat tiedostot	Koulutusorganisaatio
Kuvat	Koulutusorganisaatio
Äänisyötteet	Koulutusorganisaatio
Tekoälyn tuottamat vastaukset	Koulutusorganisaatio
Opetuskäyttö	Koulutusorganisaatio
Tutkimuskäyttö	Koulutusorganisaatio